Een goede openingszin is altijd lastig. Zeker wanneer je indruk wilt maken op die ene leuke man of dame. Hoe doe je een openingszet die je niet meteen schaakmat zet? Hoe vermijd je op een creatieve manier, ‘hé, ken ik jou niet ergens van’, maar kies je wel de woorden die bij jou passen?

Niet alleen voor wie op de versiertoer is, blijft die openingszin een zoektocht van jewelste. Ook voor wie een offertebrief op papier zet, vormt die eerste zin meer dan eens een lastig obstakel. Vaak blijft die eerste regel angstvallig wachten op iets meer dan ‘Naar aanleiding van ons prettige gesprek van…’, of ‘Wij zijn bijzonder verheugd om u middels deze offerte een aanbieding te doen …’

Offerte schrijven: creativiteit en lef

De creativiteit en dat beetje lef om er net iets meer van te maken, zijn niet altijd op afroep beschikbaar. (En als ze er wel zijn, worden ze door verkoopmanager of directeur soms ook zo weer weggestreept). Wat rest is een zin die een potentiële klant van meet af aan doet gapen. Een gemiste kans: een treffende openingszin vergroot de kans dat jouw offerte goed wordt gelezen en blijft hangen.

Tip 1: bewaar die opening voor het laatst

Bespaar jezelf de frustratie van die pulserende cursor in een witte woestijn. Begin met de inhoud: wat is de klantvraag, wat is jouw analyse van de vraag, wat is je aanbod en hoe ga je het organiseren? (Over de structuur van een offerte in een volgend blog meer). Vanuit de inhoud van de offerte is het vaak eenvoudiger om die openingszin te vinden. Sterker nog, tijdens het schrijven is de kans op een goede ingeving bijzonder groot.

Tip 2: houd je klant voor ogen

Uiteraard is de toon van je offerte en de openingszin afhankelijk van het acquisitiegesprek dat je hebt gevoerd. Waar is jouw klant gevoelig voor? Wat is zijn taal: is hij formeel of iets losser? Is hij resultaatgericht of meer van het proces? Is hij zakelijk of kan hij creativiteit waarderen? Houd tijdens het schrijven jouw klant voor ogen. Hij is de lezer, hem moet je ‘verleiden’.

Tip 3: enkele openingszinnen

• Start met een vraag die betrekking heeft op de klant en zijn verhaal. ‘Hoe zorgen we voor een succesvolle marktintroductie van uw cleaning-services? In deze offerte doen we u een voorstel waarmee u deze doelstelling binnen dertig dagen kunt realiseren…’ of ‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de energieprestatie van uw productielijn binnen een half jaar met 50 procent verbetert? In dit plan van aanpak (…)’

• Begin met een geloofwaardig feit uit de praktijk: ‘Recent onderzoek wijst uit dat het energieverbruik in kantoorgebouwen 40% efficiënter kan. Ook voor úw gebouwenportefeuille geldt dat er op korte termijn aanzienlijke besparingen te realiseren zijn. In dit plan van aanpak leggen we graag uit hoe we dit voor u kunnen doen.’

• Of een iets veiliger, maar sympathieke openingszin die ingaat op de opgave van de klant: ‘Wat fijn dat u interesse heeft getoond in onze dienstverlening op het gebied van elektronische veiligheid. Het lijkt ons erg interessant om ons te verdiepen in de IT-organisatie van CompanyName en een bijdrage te leveren aan een betere informatieveiligheid binnen uw bedrijf.’

Offerte schrijven: tot slot

Natuurlijk is die openingszin slechts een fractie van een steengoede offerte(brief). Maar net zoals een versierpoging aan de bar is een goed begin het halve werk. Een treffende opening trekt in elk geval de belangstelling. Het is voor de lezer de allereerste prikkel om eens goed voor jouw offerte of plan van aanpak te gaan zitten. En dat is precies waar het die offerte om te doen is: de volle aandacht vangen van jouw (potentiële) klant.

Als tekstschrijver word ik regelmatig gevraagd om offertes op te stellen en plannen van aanpak en tenderteksten te reviewen en te redigeren. Dit jaar wijd ik een serie blogs aan hoe je als professional jouw offerte of plan van aanpak eenvoudig kunt verbeteren.